Обзор "Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению", 2007, Джин Желязны

Хорошие презентации делать, скажу я вам, не так то просто. И далеко не все это умеют. Точнее, они думают, что умеют, по принципу "а что там уметь?".

У меня и у самого с презентациями отношения весьма сложные. Только я начинаю думать, что научился их делать, как встречаю людей, которые делают их настолько круто, что понимаю, что надо учиться дальше. Всё-таки, формат презентации мне чужд. Я чувствую гораздо большую уверенность в своих силах, если напишу подробный документ в Word страниц на 10, содержащий текст, картинки и графики, и разошлю его электронной почтой. Но негоже сидеть в своей зоне комфорта.

Как ни крути, а для специалиста по развитию производства - убедить в своей точке зрения - это один из ВАЖНЕЙШИХ навыков. Помимо того, чтобы найти идею, ее нужно еще и продать (убедить). Людей нужно вовлечь. Иначе, то, что вы придумали, не воплотится в жизнь. Поэтому, владеть навыком делать и читать презентации - очень нужно.

Автор

Директор по визуальным коммуникациям в очень известной и масштабной консалтинговой компании McKinsey. А это очень серьёзно.

Что по книге?

Книга маленькая и простая. Она достаточно древняя уже (2007 год). Настолько, что автор пишет про проекторы, где слайды нужно помещать в проектор руками. Я не сразу до этого допер, и сначала не понял его фразы "подготовьте запасные слайды". Какие запасные слайды? Как их включить?

Тем не менее, подходы вовсе не устарели, устарела только техника.

Итак

Презентации бывают разные. Это может быть лекция, тренинг, торжественная речь. Но в этой книге речь пойдет именно о бизнес-презентации. А это ничто иное как упражнение в убеждении.

Вы убедите городской совет в том, что свалку токсичных отходов следует разместить у них на заднем дворе.Вы порекомендуете основателю компании закрыть два завода и уволить 2000 рабочих.Вы объясните руководителям бизнес-единиц, почему они должны сократить издержки в своих подразделениях на 40%.Вы уговорите совет директоров одобрить 32-процентное сокращение зарплат 7000 работников - от председателя до повара, - ради выживания компании.

Как действовать:

Какой цели вы хотите добиться этой презентацией?

Лучший способ это определить - написать одним предложением, каких действий или выводов вы хотите добиться от слушателей.

1. Цель должна быть выражена одним предложением;
2. Цель должна быть реалистичной;
3. Цель презентации должна отвечать на вопрос "Что должны СДЕЛАТЬ слушатели?"

Нужно заставить себя переключиться с вопроса "Что я хочу показать и рассказать слушателям?" на вопрос "Что слушателям требуется увидеть и услышать для того, чтобы цель была достигнута?"

Достижение цели - единственный критерий успеха презентации.

Перед кем вы будете выступать?

Нужно строить презентацию исходя из того, кто ее будет потом слушать. Говорить об одной и той ж теме перед советом директоров надо иначе, чем перед группой школьников.

Нужно заранее оценить, как слушатели презентации воспримут вашу идею. Нужно знать состав слушателей, их количество. Нужно знать, кто из них обладает правом принятия решения. Насколько хорошо они знакомы с материалом. Насколько они заинтересованы.

Если ваша идея так хороша, то вдумчиво задайте себе два вопроса:

1. Почему они не сделали этого раньше?
2. Почему вообще они могут сказать "нет"?

Это очень и очень мощные вопросы, которые заставляют голову включиться.

Время

Лучше попросить времени с запасом и закончить и отпустить всех раньше. Так у всех будут приятные эмоции.
Если кто-то опаздывает - лучше начинать и их не ждать. Не нужно наказывать пунктуальных. Если опаздывает лицо, принимающее решение - все равно нужно начать вовремя, а когда этот человек подойдет - вкратце пересказать то, что он пропустил. Люди негативно относятся к задержкам начала, но достаточно терпимо к вынужденным остановкам.
Раздаточные материалы выдавайте в конце, а не в начале, т.к. иначе вы потеряете внимание аудитории, которые не будут вас слушать, а будут читать материалы.

Если презентация затянулась из-за вопросов из зала, то инициируйте паузу, и скажите, что после перевыва те, у кого были планы - могут уйти, т.к. запланированное время кончилось, а те, у кого еще остались вопросы - могут остаться, чтобы продолжить.

Начало презентации

Заходить нужно с козырей. Самую главную идею бахнуть в самое начало, а потом уже ее обосновывать. Потому что что-то может пойти не так, и концовку договорить не получится. Кроме того, так понятнее для аудитории.

Если аудитория у вас наполнена враждебными скептиками, то будет сложнее. В этом случае нужно выделить важнейшую мысль каждой группы слайдов и давать ее после каждой из этих групп. И последний вывод в самом конце.

Вступление

должно содержать информацию трех категорий:

• Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?
• Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?
• Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.

Энергия

Уверенность в себе, убежденность и энтузиазм - вот что должно присутствовать у вас, если вы хотите убедить слушателей в своей правоте. Нельзя быть скучным.

Если во время презентации кто-то обнаруживает у вас ошибку или опечатку - не стыдитесь. Просто поблагодарите за это и пообещайте исправить.

Во время выступления смотрите людям в глаза, а не на 30 сантиметров перед собой.

Репетируйте свое выступление. Первый раз в одиночестве, второй перед кем-то, чтобы они сообщали свои замечания.

Юмор нужно добавлять только тогда, когда это поможет пониманию тезиса. Юмор ради юмора - большой и неоправданый риск. И если первая шутка не зашла, то дальше в ходе этой презентации лучше не шутить.

Проверьте всё оборудование самостоятельно, примерно за 40 минут до начала. Если будет сбой, то вы примете бледный вид, а такого допустить нельзя.

В конце попросите дать согласие и взять на себя обязательства

Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: "Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?" Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.

Как делать не надо

Презентация в стиле караоке

Написать на слайде простыню текста и зачитывать его с экрана слово в слово, стоя затылком к аудитории.

Создать около 20 вводных слайдов о том, как собиралась и анализировалась информация

Это тратит очень много времени и сил всех присутствующих, а нужно далеко не всем. Лучше оставить это в раздаточных материалах.

Прятаться от вопросов

Изложено очень много приемов, как избежать задаваемых во время презентации вопросов. Но пользоваться ими не стоит. На вопросы лучше отвечать. Вот тут я пишу об этом: Как проводить обучающую презентацию по бережливому производству

И никогда не нужно прерывать вопрос - всегда нужно дослушать.

• Ключ к ответу, возможно, содержится в том, как сформулирован вопрос.
• Кто-то другой может ответить на вопрос и избавить вас от необходимости о нем думать.
• Иногда первый вопрос не является собственно вопросом; он всего лишь создает почву для следующего вопроса.
• Хотя бы потому, что это обычная вежливость - дать человеку высказаться, прежде чем отвечать.

А вот как мне не понравилось: Обзор лекции Джеффри Лайкера "Корпоративная культура Toyota"

Вывод:

Книга дает 5% навыка.
А вот повседневная работа с человеком, который владеет навыком, и раз за разом возвращает ваши презентации на доработку - 95%.
Но это вовсе не означает, что не следует получить для себя эти 5%.

Оценки:

Повышение общего кругозора: 1/5

Практическая польза: 5/5

Драйв при прочтении: 3/5

Также по теме:

"Ловушка для внимания. Как вызвать и удержать интерес к идее, проекту или продукту", Бен Парр

"Дизайн для НЕдизайнеров", Робин Уильямс

"Кроссфит мозга. Как подготовить себя к решению нестандартный задач", Игорь М. Намаконов