Большинство работают хуже, чем могли бы, и добиваются меньшего, чем заслуживают, по одной простой причине: они НЕ используют свое время правильно.
Тезисы и идеи
Чтобы стать эффективным, сделайте четыре вещи:
— Выявите сильное желание это сделать.
— Примите твердое решение выполнять советы по тайм-менеджменту, пока они не станут привычкой.
— Будьте настойчивы, несмотря на проблемы и неудачи.
— Станьте дисциплинированным, ведь это ключ к успеху.
Тайм-менеджмент — это деловой навык, который можно освоить так же, как научиться плавать или водить авто.
Ваша самооценка в значительной степени зависит от того, насколько хорошо вы работаете. Если увеличивается количество побед и достижений, растет самооценка.
«Закон контроля» означает, что вы чувствуете себя счастливыми, если контролируете свою жизнь, и несчастными, если вами управляют обстоятельства, другие люди, вредные привычки.
Брайан советует регулярно себе говорить: «Я хорошо организованная и высокопродуктивная личность». Не забывайте эту фразу, когда вам трудно и вы загружены десятками дел.
Действуйте так, будто у вас уже есть определенная привычка или черта характера. Например, думайте о себе, как о человеке, которому все удается, который контролирует время и доводит важные дела до конца.
Любые положительные изменения в жизни происходят тогда, когда человек правильно распоряжается своим временем. Хороший тайм-менеджмент гарантирует быстрый карьерный рост.
Как можно чаще задавайте себе вопросы: «для чего я живу, что главное в моей жизни?». Это позволит определить приоритеты и не делать того, что не приносит пользы.
Муж с женой ехали в Лос-Анджелес. Но по дороге проехали указатель на Феникс. Жена спросила мужа: «Разве Феникс находится по дороге на Лос-Анджелес?». На что мужчина ответил: «Не обращай внимания, главное, что мы хорошо проводим свое время». Теперь посмотрите на свою жизнь, возможно, вместо достижения цели, вы просто весело проводите время?
Профессор Гарвардского университета Эдвард Банфилд 50 лет изучал успешных людей и понял, что такие люди всегда думают в долгосрочной перспективе. Они понимают, к чему приведет их деятельность.
После определения что делать, задайте себе вопрос: «Может есть лучший путь?».
Умение думать влияет на результативность больше, чем любое другое качество.
У вас должна быть определенная доля скептицизма. Если какие-то действия не дают результата, возможно, стоит сделать шаг назад и попытаться поступить по-другому?
Не экономьте время на анализе своей деятельности. Думайте о том, где хотите оказаться через 5 лет.
Задавайте себе вопрос: «За что мне платят?». Большую часть времени посвящайте этим вещам.
Думайте о себе, как о менеджере проектов. У вас есть дела, которые необходимо сделать. Оцените их приоритетность и проконтролируйте выполнение.
Формируйте четкие задачи для членов своей команды. Ясные цели лучше, чем долгие разговоры или совещания.
Планируйте свой день, неделю, год. Одна минута планирования экономит 10 минут, потраченных на выполнение. Задавайте себе вопросы:
Какие трудности встретятся на пути?
Какие умения и знания мне необходимо получить?
Кто мне поможет достичь целей?
Как правило, люди половину рабочего времени используют на пустяки: разговоры с коллегами, чтение газет, социальные сети. Не тратьте свое время впустую.
Делегируйте больше дел другим, а себе оставьте самые важные, которые только вы способны качественно выполнить.
Выполняйте только те дела, которые записаны в плане на день. Если что-то просят сделать дополнительно, сначала внесите это в список и только потом приступайте к выполнению.
Задайте себе вопрос: «Если завтра меня на месяц отправят в командировку, что я должен сделать сегодня?».
Определите три самых важных дела, которыми должны заниматься. Как правило, они приносят до 90% пользы от вашей деятельности.
Окружающие — большие пожиратели вашего времени. Когда к вам приходят с каким-то предложением, подумайте, действительно ли это вам необходимо. Если нет, отвечайте: «О, спасибо за внимание. Я подумаю и сверюсь со своим графиком. Я перезвоню и сообщу, смогу ли я помочь вам с этим делом». Потом перезвоните и скажите, что завалены работой и не сможете помочь.
Избегайте многозадачности. Человек может работать эффективно над одной задачей. Если переключились на другую, значит, мозг должен заново вникать в дело, что приводит к потере сил и времени.
Чтобы решить большую задачу, разбейте ее на мелкие составляющие и выполняйте постепенно.
Когда трудитесь над важными делами, закрывайте офис на ключ и вешайте на дверь табличку «Не беспокоить» (разумеется, если у вас есть отдельный офис. — Прим. ред.). Если приходить в офис на час раньше других, то за этот час можно сделать гораздо больше, чем за последующие 3-4. Кроме этого, вы избежите пробок на дорогах
Старайтесь выделять однотипные задачи и выполнять их вместе. Не проверяйте часто электронную почту. Лучше делать это 1-2 раза в день и сразу же отвечать на письма.
Лучшие цитаты из книги
«Хороший способ изменить свое поведение — представить себя отличным тайм-менеджером. Создайте мысленный образ себя самого как человека организованного, эффективного, у которого все под контролем. Помните, каким вы себя видите внутри, таким станете и снаружи».
«Самый удивительный талант, которым вы обладаете, — талант к мышлению, особенно к продумыванию событий наперед. Чем больше времени вы уделите мышлению и планированию с бумагой и ручкой в руке, тем лучших результатов добьетесь и тем быстрее их получите».
«Почему некоторые люди зарабатывают больше, чем другие? Ответ тривиальный. Они развили в себе способность добиваться результатов, имеющих большую ценность, чем результаты, которые выдает среднестатистический член общества».
«Вы должны руководствоваться правилом — работать все рабочее время. Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не „разгуливайте“ по интернету».
Мы постоянно слышим внутри себя голос, который нам что-то говорит.
Он каждый раз раздается в голове, когда мы хотим изменить жизнь — предложить идею на работе, решиться на переезд или перемену в отношениях.
Он предостерегает, пугает, указывает нам на ошибки и всегда знает, что думают о нас другие. Дэнни Грегори в книге «Заставь его замолчать» называет этот голос обезьяной: он надоедлив, противен и вреден. Грегори рассказывает, почему голос действует на нас деструктивно и как заставить его замолчать.
Кого преследует голос
Обезьяна — страшный противник.
Она более изворотлива, чем вы, и у нее полно времени. Она на месте круглосуточно: ждет, наблюдает, не начнете ли вы что-то делать (или хотя бы задумаетесь о том, чтобы что-то сделать), к тому же вы волей-неволей всюду берете ее с собой. Она может использовать против вас все, что вы знаете, нажимать на все кнопки, тянуть за все рычаги — и она безжалостна.
У нее есть ключи от архива, и она знает код сейфа, спрятанного у вас в голове. Пусть это не лишает вас надежды. Но и недооценивать ее не стоит.
Чаще всего ее жертвы — творческие люди. Они часто сомневаются в себе, стремятся к новым горизонтам, поэтому становятся наиболее уязвимы. Каждая новая идея — это повод для обезьяны включить голос на полную мощность, потому что она терпеть не может риск и перемены.
Однако обезьяна не ограничивается творчеством. Она преследует нас даже в быту: когда мы думаем, что подарить, куда пойти, что надеть, она тут как тут. Новое нельзя контролировать, поэтому обезьяна так боится, что события пойдут не по ее сценарию.
Выслушайте свою обезьяну
Заткнуть свою обезьяну — своего рода избавление от некой привычки, после которого вы начинаете по-другому видеть мир. Не позволяйте обезьяне убедить вас, что «либо всё, либо ничего». Она любит впадать в крайности и придумывать правила.
Заставьте обезьяну защищаться. Но на этот раз попросите своего внутреннего адвоката допросить ее с пристрастием, растоптать ее доводы, один за другим. Вы должны действовать спокойно. Пусть говорит обезьяна, не перебивайте ее, просто поддакивайте.
К примеру, на работе вы хотите предложить начальнику хорошую идею.
Обезьяна говорит:
«Твоему начальнику она не понравится. Может, он вышвырнет тебя с работы».
Ладно, продолжим эту мысль. Что тогда?
«Он не даст тебе рекомендаций, и ты никогда не найдешь другую работу. Ты станешь нищим и лишишься дома».
Ничего себе, и все это всего лишь из-за одной новой идеи? Правда? Это должна быть очень мощная идея.
Садитесь за работу. Прямо сейчас
Мне кажется, что вы тратите слишком много времени на защиту от обезьяньей критики, а борьба с ней помогает лишь частично и на время. Все равно вы с обезьяной стоите лицом к лицу, схватив друг друга за горло.
Вместо этого мы будем использовать совершенно другую стратегию. Секрет ее очень прост и понятен, но у меня ушли годы, чтобы сформулировать его: забудьте про обезьяну и принимайтесь за работу.
Я беру ручку и, не задумываясь, начинаю рисовать. Я не пытаюсь понять, что я рисую. Не думаю, все ли в порядке с пропорциями, интересную ли тему я выбрал. Не размышляю о том, не затек ли мой зад, не просачиваются ли чернила сквозь бумагу.
Я сажусь за клавиатуру и начинаю писать. Что угодно, первые же слова, которые напечатают мои пальцы. Скоро слова потекут свободно и на экране один за другим начнут появляться абзацы. Я не перечитываю их, не правлю, даже не исправляю опечатки. Я просто слушаю чечетку, которую отбивают мои пальцы на пластиковых кнопках. Мои пальцы говорят, они поют, громче и громче, хор десяти — и голос обезьяны затихает.
Попробуйте.
Привычка против обезьяны
Обезьяна борется против перемен, поэтому создайте новую реальность, пусть перемены сопровождают вас постоянно. Установите жесткий режим. Заведите свои ритуалы. Будьте непреклонны в том, что касается самодисциплины. Двигайтесь вперед, к привычке работать творчески.
Что бы ни случилось, всегда садитесь за работу в одно и то же время. Всегда держите под рукой все необходимое для работы. Обустройте уютное рабочее место. Уберите все препятствия.
Заведите будильник. Обезьяна ленива. Просыпайтесь раньше нее. Работайте с утра до вечера. Одно движение — одна задача; на остановки и разговоры нет времени.
Обезьяна каждый день срабатывает, как пистолет в Овер-сюр-Уаз, прерывая карьеры творческих людей. Она душит идеи, ставит преграды на пути к новым горизонтам. Нельзя знать заранее, какое влияние окажет на мир ваша работа. Не позволяйте обезьяне решать за вас.
В книгах по проблеме принятия оптимальных решений часто советуют доверяться интуиции или уповать на тщательный анализ плюсов и минусов каждого варианта. Почему же так трудно сделать правильный выбор?
В нашем мышлении есть четыре врага решений. Нужно их знать, понять, как они работают и как с ними бороться.
Подтверждение предвзятости (выбор информации, подтверждающей правоту нашего выбора). Собирайте больше данных, проверяйте свои предположения в реальных условиях.
Мгновенные эмоции. Нам нужна перспектива — дистанцируйтесь перед решением!
Самонадеянность. Мы слишком уверены в своей правоте. Приготовьтесь к возможной ошибке.
Цель книги — изучение четырёхэтапного процесса, который поможет сделать правильный выбор, изменить жизнь к лучшему, стать мудрее и решительнее. Чтобы добиться успеха, нужна постоянная практика, тренировки, пока процесс не станет второй натурой. Его ценность в том, что он помогает увидеть варианты, которые мы могли бы пропустить, и получить незамеченную ранее, но важную информацию.
Расширьте поле выбора
Избегайте узких рамок
Первый шаг — не доверять подходу «да или нет». Если вы потратите усилия на более широкий поиск, то обнаружите больше вариантов, чем ожидалось.
Попробуйте приём с альтернативной стоимостью, задав себе вопрос: «Что ещё можно сделать за те же время и деньги?»
Эффективен и тест исчезновения вариантов. Подумайте, что можно предпринять, если альтернативы исчезнут.
Мультитрекинг
Мультитрекинг — это одновременное рассматривание нескольких вариантов (вполне достаточно двух-трёх). Так вы получите более точное представление о задаче, сможете использовать особенности всех первоначальных вариантов, объединяя удачные элементы и опуская плохие. Помните: И, а не ИЛИ! Особенно это важно для бизнес-проектов.
Сравнивая несколько вариантов, человек чувствует себя увереннее и быстрее принимает решения, так как есть запасной план. Варианты должны сочетать элементы продвижения и профилактики, стремления к победе и осторожности. Это увеличивает шансы на процветание и эмоциональное здоровье, что важно и на уровне организаций, и на уровне личных решений. Когда преобладает один настрой, должен включаться сигнал тревоги.
Если жизнь предлагает «выбрать то или другое», мы должны обладать достаточным нахальством, чтобы спросить: а может правильный ответ — «оба»? Если мы сможем сделать оба хода, найти варианты, которые минимизируют вред и максимизируют возможности, то с большей вероятностью охватим весь спектр своего выбора.
Найдите того, кто уже решил вашу проблему
Проведите анализ хороших идей конкурентов, их передового опыта. Поищите внутри себя светлые пятна — попытайтесь воспроизвести собственный успех, свой положительный опыт.
Записывайте результаты поиска — они могут пригодиться в будущем. Не забывайте об аналогиях, ведь можно использовать мировую копилку решений, а не искать ответ самостоятельно, что неразумно и быстро не получится.
Проверьте свои предположения в реальных условиях
Рассмотрите противоположное
Мы чаще склоняемся в пользу подтверждающей наше мнение информации. Это искажает оценку и приносит вред.
Существует три способа борьбы с предвзятостью.
Сделайте так, чтобы людям стало проще с вами не соглашаться, спорьте, не становясь врагом, разжигайте конструктивные разногласия в коллективе.
Проверяйте себя, рассматривая противоположные точки зрения.
Уменьшите и увеличьте масштаб
Психологи различают взгляд на ситуацию «изнутри» и «снаружи». Взгляд снаружи более точен, это — не впечатление одного человека, а широкий спектр похожих ситуаций, краткий обзор реального опыта.
Если вы действительно нуждаетесь в качественной информации и реальной проверке своих идей, используйте каждый клочок опыта, задействуйте взгляд извне, поговорите с экспертом, и ваша жизнь станет намного легче.
Но взгляд снаружи не учитывает особенностей вашей ситуации. И мы продолжаем доверять взгляду изнутри — своим впечатлениям и оценкам, а это часто загоняет в ловушку.
При оценке вариантов лучшим дополнением к общей картине часто бывает крупный план. Он усиливает интуицию, выявляет нюансы, добавляет информацию для наших решений.
Когда мы уменьшаем масштаб, то берём на вооружение взгляд извне и учимся на опыте других людей, уже сделавших выбор в схожей ситуации. Обе стратегии полезны, обе улучшают понимание. Мы должны использовать оба подхода.
Смесь общей картины и крупного плана была стратегией Ф.Рузвельта, которого считают мастером сбора информации. Он задавал вопросы широкого диапазона, все замечал и анализировал.
Учинг
Провести учинг означает протестировать свои результаты в реальных условиях, прежде чем начать действовать. Учинг даёт более полную информацию, позволяющую сделать правильный выбор. Эта идея распространилась на разные области (дизайн, бизнес и т. д.).
Учинг позволяет подтвердить идею и уверенно начать работу, так как вносит в проект позитивные изменения, и его разработка постепенно улучшается. Он лучше всего подходит для ситуаций, когда мы нуждаемся в быстром сборе достоверных данных.
Люди часто не хотят возиться с учингом, считая это лишней тратой времени и будучи уверены в своей способности прогнозировать будущее. Но образец работы нового сотрудника скажет о нём больше, чем самое благоприятное впечатление от собеседования.
Самый большой враг мудрых решений — сам человек. Что делать с ним?
Дистанцируйтесь перед решением
Преодолевайте мгновенные эмоции
Это особенно важно, когда мы сталкиваемся с трудным выбором. Ослеплённые частностями, мы сомневаемся и мучаемся, ежедневно изменяя своё мнение. Мгновенные эмоции — плохие советчики. Для борьбы с ними существует стратегия 10/10/10, следуя которой мы будем рассматривать свои решения в трёх временных рамках. Как мы будем относиться к ним через 10 минут? А через 10 месяцев? А через 10 лет?
10/10/10 помогает справиться с нервозностью и страхом перед отрицательным ответом. То, что мы чувствуем сейчас, интенсивно и остро, а будущее представляется размытым. Это даёт настоящему слишком большую власть. Предлагая с той же интенсивностью представить свои эмоции 10 месяцев спустя, метод помогает рассмотреть мгновенные эмоции в перспективе, показывая, что не только они важны при обсуждении.
Более тонкая форма мгновенной эмоции — принцип простой экспозиции: люди предпочитают знакомые вещи. Мы можем думать, что делаем выбор на основании фактов, а на самом деле больше доверяем привычным для нас вещам.
Ещё одно предубеждение — отвращение к потере: величина отрицательных эмоций при потере превышает величину положительных от равнозначного приобретения. Когда эти две силы — ощущение незнакомого и страх потери — выступают вместе, мы испытываем мощное предубеждение против потери статус-кво.
Итак, эмоции могут склонить нас к неправильному выбору. Чтобы этого не произошло, необходимо дистанцироваться. Расстояние добавляет ясности; когда мы думаем о друзьях, то видим лес; когда о себе — застреваем между деревьями. У советов другим есть одно преимущество — мы советуем не обращать внимания на мгновенные эмоции и стремиться к выделению важных факторов. Пожалуй, самый полезный вопрос для личных решений: «Что бы я посоветовал в этой ситуации лучшему другу?».
Все эти приёмы позволяют нам лучше видеть общие очертания ситуации и сделать более мудрый и смелый выбор.
Проясните базовые приоритеты
Перед каждым когда-то встаёт вопрос: «Что я ценю больше? Что является целью моей работы?». Часто мучительный процесс решения — признак конфликта «базовых приоритетов». Для людей это цели и устремления, убеждения и ценности, для организаций — система направлений, которая обеспечивают здоровье компании на долгие годы.
Самое трудное решение — сделать выбор между двумя базовыми направлениями, разобраться со своими предпочтениями в жизни. «Я работаю, чтобы иметь деньги для путешествий и любимых занятий. Но если у меня не будет достаточно времени, чтобы это делать, деньги не принесут радости», — так мы закладываем в основу решений свои приоритеты, решения становятся более последовательными и менее мучительными.
Как сделать, чтобы решения отражали наши базовые приоритеты? Как победить менее важные задачи, которые угрожают отвлечь от них? Чтобы посвятить больше времени приоритетным делам, мы должны уменьшить время, которое тратим на другие вещи.
Спросите себя, от чего можно отказаться, чтобы выкроить время на нужные вам занятия? Создайте список того, что должны прекратить делать. Это нелегко. Ещё можно установить таймер, который звонит раз в час, и в момент звонка спросить себя: «Делаю ли я сейчас самое необходимое?». Это продуктивное прерывание напоминает о наших приоритетах.
Приготовьтесь к возможной ошибке
Крайние варианты будущего
Когда мы думаем о крайних вариантах, то растягиваем своё ощущение на все имеющиеся возможности, и этот диапазон лучше отражает реальность. Мы должны быть готовы столкнуться с любым вариантом между двумя крайними, которые наметили. Не поддавайтесь радужным надеждам. Это как «прививка» — мы не просто думаем о сложных ситуациях, а думаем, как реагировать, когда в них окажемся.
Самые эффективные методы, позволяющие справляться с проблемами и находить реальные возможности — предсмертный анализ и предпарад: «С настоящего времени прошёл год. Наше решение потерпело полную неудачу. Почему?» или «С настоящего времени прошёл год. Мы герои. Готовы ли мы к успеху?».
Ещё один метод защиты от неизвестности: задать разумный предел ошибки. Ведь мы склонны к чрезмерной самоуверенности и не готовы к неприятным сюрпризам. Мы должны рассматривать будущее в виде спектра, а не в виде точки, перемещать наши прожекторы из стороны в сторону и наносить на карту всю территорию. Так мы можем подготовиться как к плохим (с помощью предсмертного анализа), так и к хорошим (с помощью предпарада) ситуациям. Нам легче справиться с препятствиями, когда мы мысленно к ним готовы.
Но даже при наилучшем планировании дела могут идти не очень хорошо. Как узнать, когда пришло время пересмотреть сделанный выбор? Как не упустить шанс сократить потери или максимально повысить возможности? Для этого нам нужны «минные растяжки».
Установите «минные растяжки»
Мы плывём по течению жизни на автопилоте, на волне прошлых решений, забывая, что можем изменить направление. Цель «растяжек» — вытряхнуть нас из бессознательной рутины и заставить понять, что есть выбор и настало время решать. Самая знакомая форма «растяжки» — установить крайний срок. Сроки хватают нас за шиворот: если ты собираешься это сделать, то должен действовать прямо сейчас.
Другая стратегия — «разделение» — эффективный способ задуматься, стоит ли продолжать. Например, инвесторы предпочитают выдавать деньги раундами, постепенно, каждый раз взвешивая, правильный ли план? «Минная растяжка» гарантирует, что мы не выбросим деньги или время на ветер. Так они ограничивают риск, придают уверенность и создают психологический комфорт, так как позволяют оставаться на автопилоте, пока не сработает триггер — ощущение опасности или возможности успеха.
Людям требуется напоминание, что текущая траектория жизни не должна быть неизменной. «Растяжки» обеспечивают внезапное бесценное осознание: у меня есть выбор!
Доверяйте процессу
Групповые решения принимать сложнее. Как убедить тех, чьи идеи отвергли, что принятое решение справедливо?
Самый прямой и трудный способ принять справедливое решение — это вовлечь как можно больше людей и добиться общего согласия. Обсуждение проводится, пока не находится решение, удовлетворяющее большинство.
Слушайте, что говорят другие! Используйте точную информацию, чтобы решать, и дайте людям возможность оспорить данные, если они неверны. Избегайте предвзятости и личных интересов, не забывайте о самокритике, объясняйте, почему было принято именно такое решение. При этом неизбежны компромисс и затраты времени. Переговоры — действительно более медленный способ принять решение, но они дают серьёзное преимущество: ускоряют реализацию.
Заключение
Когда мы делаем выбор, то не можем знать, окажется ли он успешным. Успех зависит от качества принятых решений и от удачи. Мы не можем контролировать удачу. Но мы можем контролировать то, как делаем выбор. Правильный процесс — союзник в любой ситуации.
Эта книга призвана вдохновить вас использовать более качественный процесс решения. Как выбрать предложение о работе? Как справиться с непростыми отношениями? Как заключить лучшую сделку? Все эти решения принимаются с помощью одного и того же процесса. Он внушает уверенность, которая рождается из знания, что вы приняли наилучшее решение из всех возможных.
Использование процесса решения не означает, что ваш выбор всегда будет лёгким, но вы сможете успокоить свой ум, остановить цикл мучений. Доверяя процессу, вы можете с уверенностью пойти на риск (как альпинисты, имеющие страховку) и сделать более смелый выбор.
Наши решения никогда не будут совершенными, но они могут быть лучше. Смелее. Мудрее. Правильный процесс может направить нас к правильному выбору. А правильный выбор в правильный момент может очень много значить. С помощью так подробно описанного процесса люди поворачивают шансы в свою пользу, принимают правильное решение и не сожалеют о сделанном выборе.
Исследуйте новые идеи, места и мнения. Слушать только себя — удел невыносимо скучных людей.
Никто не видел всего того, что видели вы. Никто не был во всех тех местах, где были вы. Никто не испытывает в точности те же чувства, что и вы. Выясните почему.
Отключитесь от гаджетов. Не имея карты, можно обнаружить новые места, которые там не обозначены. Отключив телефон, можно поговорить с тем, кто встретится в пути.
Не бойтесь трудностей, странностей, риска, необычных событий и ситуаций, бредовых идей, пугающих вещей, непривычных точек зрения и новых звуков. Устраивайте себе отпуск каждый день.
Превратитесь в шпиона. Наблюдайте за людьми, подкрадывайтесь, подглядывайте, подслушивайте.
Пробуйте. Ломайте график. Время на открытия есть всегда. Выкраивайте час-другой, чтобы воплощать мечты, которые всегда откладывали «на потом».
Будьте как дети. Замечайте красивые вещи. И некрасивые вещи. И забавные вещи. Меньше насмехайтесь. Больше восхищайтесь. Продолжайте спрашивать «Почему?».
Делитесь своими находками
Применяйте перекрёстное опыление. Ищите людей с увлечениями, отличными от ваших. Проявляйте инициативу. Не откладывайте на завтра.
Предлагайте помощь. Рассказывайте об очевидном (для вас). То, что знаете вы, для других часто бывает тайной за семью печатями.
Не стесняйтесь. Приглашайте чаще, чем приглашают вас. Помогайте незнакомцам. Делитесь тем, что знаете. Не скупитесь на комплименты.
Никогда не запирайте дверь. Оставьте место для незваных гостей — никогда не знаешь, кто зайдёт на огонёк. Это могут быть удивительные люди. Вы — в одном телефонном звонке, одном письме, одном sms, в одном возгласе «привет!» от любого человека.
Делайте что угодно
Выходите на улицу. Реальная жизнь всегда идёт в формате 3D и в высоком разрешении. Именно вне домашних стен встречаются удивительные люди и происходят поразительные события.
Делайте то, что вам хочется. Подключайте других. Подключайтесь сами. Искренне радуйтесь себе. Доверяйте себе.
Выбросьте мусор. Не каждым делом стоит заниматься. Не каждую неприятную работу обязательно выполнять.
Докапывайтесь до истины. Разберите что-то на части и соберите обратно. Нажимайте на кнопки. Меняйте установки. Осознайте, насколько всё это интересно.
Найдите себе героя. Защищайте то, что любите. Что бы вы ни делали, любите своё дело. Принимайте его. Совершенствуйтесь в нём. Владейте им.
Примите свои странности
В мире нет «нормальных» людей. У каждого есть свои особенности и присущие лишь ему взгляды. Не прячьте их от других — именно это и делает вас интересным человеком.
Избавьтесь от униформы. Выходя из дома, оставайтесь собой. Будьте собой на работе. Носите свою индивидуальность гордо.
Не притворяйтесь. Не все вас поймут, оценят и примут, но не нужно подстраиваться под других. Ваша необычность — ценная вещь. Знак отличия. Повод для гордости.
Будьте многогранными. Капитализируйте свои особенности.
Живите осмысленно
Вспомните, что задевает вас за живое. Тратьте деньги на правильные вещи. Голосуйте своим кошельком.
Не бойтесь чёрной работы. Занимайтесь своим делом всерьёз. Погружайтесь в него с головой.
Не молчите. Хвалите прекрасное и осуждайте мерзкое. Стремитесь к максимуму. Смело отказывайтесь от обыденного в пользу великого. Удивительного в жизни мало ещё и потому, что к нему стремятся очень немногие.
Даже незаметные действия имеют значение. Наведите порядок. Самому важному присвойте наивысший приоритет.
Будьте проще
Если ваше высокомерие заметнее, чем опыт, люди будут избегать вас. Всё, что вы когда-либо узнаете, будет лишь микроскопической песчинкой по сравнению с огромной, необъятной вселенной информации. Пусть этот отрезвляющий факт успокаивает вас.
Забудьте о титулах. Важен не титул, а человек, который его носит. Не относитесь к себе слишком серьёзно.
Больше спрашивайте. Интересные люди интересуются не собой, а самыми разными вещами. Оставайтесь студентом.
Развивайте в себе гордость за других. Признавайте ошибки. Помогайте каждому встречному.
Впечатляйтесь прежде, чем произвести впечатление. Чем чаще вас что-то удивляет, тем больше ваши шансы удивить кого-то. Откуда вы знаете, как высоко себя оценивать, если вы никогда не смотрели вверх?
Пробуйте
Испытывайте новые идеи. Делайте что-то необычное. Не дайте беспокойству вас остановить. Признайте свои желания. Отрицать мечту — значит, убить её в зародыше.
Удивляйте себя. Читайте всё подряд. Подслушивайте намеренно. Смотрите фильмы, разглядывайте людей и облака.
Перешагните свои границы. Если вы где-то не были, это не значит, что вам там не понравится. Если что-то не входит в ваши обязанности, это не значит, что вы не можете этого делать. Запишитесь в волонтёры. Беритесь за трудные дела.
Перестаньте стесняться. Пойте громко и фальшиво. Пуститесь вприпрыжку по улице. Примите участие в конкурсе танцоров-любителей.
Сойдите с чужой колеи
Не стоит заниматься тем, что уже делают все, — этот поезд ушёл без вас. Займитесь чем-нибудь странным.
Не путайте традицию с законом. Если нечто встречается повсеместно, это не обязательно достойно похвалы или участия.
Следуйте за своим любопытством. Занимайтесь чем-то особенным, а не обыденным. Станьте заметным. Разорвите связь между стрессом и успехом. Создайте собственную моду.
Займите незанятное пространство. Изучайте малоизвестное. Оживляйте забытые истории. Читайте старые книги. Стряхните пыль с моды прежних лет. Слушайте редкую музыку. Увлекательные вещи можно встретить повсеместно.
Соберитесь с духом
Если у вас есть мечта, знайте, что вы единственный человек, кто может её реализовать. Поднимите бунт. Если вы вдруг поймёте, что работаете над чем-то бессмысленным или бесплодным, немедленно становитесь.
Не бойтесь трений. Безопасность нередко опасна. Будьте упрямым. Сдаваться — скучно. Боритесь с абсурдными обычаями. Когда-то было принято сжигать ведьм. Рабство тоже было узаконено. Что можно исправить в сегодняшних реалиях?
Устанавливайте собственные границы времени, внимания, денег, любви. Готовьтесь получать отказы.
Если ныть, то конструктивно. Вооружитесь остроумием.
Не обращайте внимания на ругань
Если у вас есть неприятные воспоминания, связанные с определёнными местами, вещами и даже людьми, отпустите их. Избегайте людей, из-за которых вы себя паршиво чувствуете. Не принижайте себя. Не следуйте советам людей, которых не уважаете.
Учитесь у всех. Можно учиться тому, как не нужно жить, у подонков, с которыми вы сталкиваетесь. Можно учиться тому, как жить нужно, у людей, которых вы уважаете и любите.
Прощайте. Большинство людей, даже самых неприятных, делают лучшее, на что они способны. Они могут не заслуживать любви и восхищения, но, презирая их, вы вредите и себе тоже.
Не путайте насмешки и критику. Доверяйте своим талантам. Всегда давайте ещё один шанс, особенно себе. Пока вы живы — вы можете что-то изменить.
Будьте интересным, чтобы оставить свой след, а не промелькнуть незаметно.
Помогите читателю — структурируйте мысли в форме пирамиды
При подготовке документа многие представляют его будущее содержание, но не имеют конкретного плана — что сказать и как это сформулировать. Они просто начинают писать, надеясь, что структура возникнет сама по себе. Итог — беспорядочное повествование, в котором придётся разбираться читателю.
Разум предпочитает порядок. Даже случайные данные он расставляет в определённом порядке.
Пример. Древние греки видели в скоплениях звёзд фигуры животных, а не беспорядочные точки.
Читая, человек автоматически пытается расставить информацию в форме пирамиды, фундамент которой — обоснования и аргументы, подтверждающие выводы. В этой форме читателю проще «переварить» информацию.
Пример. «Сиденья были холодные. Я чуть не ввязался в драку. Италия проиграла. Это был действительно ужасный футбольный матч». Такой «рассказ» очень плохо структурирован, поскольку ключевая мысль указывается только в конце.
По структуре пирамиды сначала вводится обобщение, а затем приводится аргументация. Вышеприведённый рассказ легче понять, если структурировать его иначе.
Пример. «Это был действительно ужасный футбольный матч: холодные сидения, я чуть не ввязался в драку, и Италия проиграла».
Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением
При построении пирамиды используйте подход «снизу вверх»: сначала перечислите все тезисы, группируя те, что приводят к одному заключению. Затем выразите каждую группу одним предложением. Каждое такое обобщение — верхушка пирамиды.
Повторите процедуру для остальных групп. В итоге основная мысль всего документа будет выражена одним предложением. Ваша пирамида готова.
Пример. Тезисы «наша клиентская база растёт», «каждый клиент покупает больше» и «мы увеличили наши цены», можно выразить одним предложением: «объем наших продаж растёт». Затем можно сгруппировать это обобщение с другими, например, с «наши постоянные издержки снижаются» и «наши переменные затраты снижаются», и выразить эту новую группу общим предложением: «наши доходы растут».
Группировка и обобщение — это просто, но нужно придерживаться основных правил:
Любая мысль, выраженная в пирамиде, должна быть кратким описанием сгруппированных тезисов. Никогда не используйте такие бессмысленные обобщения, как «существует три причины выхода на рынок Австрии». Это лишняя писанина, так как автор не потрудился обобщить три причины для читателя.
Тезисы в любой группе должны быть логически похожи и находиться на одном уровне абстракции. То есть группа не может состоять из «яблок», «фруктов» и «стола»: яблоко и стол логически не похожи, а «фрукты» — это абстрактный термин, относящийся к более высокому уровню пирамиды.
Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции
Любое обобщение в пирамиде должно вызывать вопрос у читателя, ответ на который даётся позднее. Ответ формулируется методом дедукции.
Дедукция — это процесс рассуждения, при котором делаются выводы из допущений.
Пример. Из допущений «все люди смертны» и «Голиаф — человек» следует вывод о том, что «Голиаф смертен». Затем можно обобщить весь процесс дедуктивного рассуждения: «Голиаф — человек, он смертен».
При рекомендациях используйте обратный порядок дедукции.
Пример. «Мы должны нанять кандидата, который умеет читать. Кандидат А умеет читать. Следовательно, мы должны нанять кандидата А». Так порядок допущение-допущение-вывод утаивает главную информацию до конца. Рекомендации обычно выигрывают от обратного порядка: «Мы должны нанять кандидата А, поскольку нам нужен тот, кто умеет читать, а он умеет».
Несмотря на то, что дедуктивное рассуждение — прямолинейный и естественный процесс, его не стоит использовать в сложной аргументации, где необходимо несколько уровней обоснований для подтверждения допущений.
Если пытаться обосновать вывод сложного документа посредством дедукции, первое допущение, скорее всего, будет иметь несколько уровней обоснования, через которые читатель должен будет «пробираться», чтобы подойти ко второму допущению. Такой логике очень трудно следовать.
Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции
Если обобщение в пирамиде нельзя подтвердить дедукцией, используйте более творческую форму рассуждения — индукцию. Индукция делает вывод из набора идей, в некотором смысле похожих.
Пример. Вывод «Эйнштейн был гением» подтверждается такими обобщениями, как «изучал теорию относительности», «исследовал гравитацию» и «изучал космологическую постоянную».
При индукции логический порядок аргументов не столь очевиден, как при дедукции. Чтобы сделать мысль интуитивно понятной читателю, порядок должен определяться основой группировки. Если вы сгруппировали части целого, например, подразделения компании, расположите их на основе их структуры, подобно структуре организации.
Используйте принцип MECE (принцип взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений). То есть подразделения компании не будут дублировать функции в нескольких подразделениях, но при этом объединённые вместе части будут описывать организацию, ничего не упуская.
Если группировка состоит из рекомендаций, расположите их в хронологическом порядке, начиная с первого.
Пример. При обобщении «Наймите нового помощника», порядок группировки: «Разместите вакансию, пригласите кандидатов на собеседование, примите решение о найме».
Если вы классифицировали элементы на основе определённых общих характеристик, расположите их согласно уровню характеристики в каждом элементе.
Чтобы сформулировать рекомендации, подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев
В деловых документах часто предоставляются рекомендаций по решению проблемы. Чтобы сформулировать рекомендации, используйте прямолинейный процесс решения проблемы.
1. Определите проблему в чётких, измеримых величинах.
Пример. «Фабрика теряет три часа рабочего времени каждый день; как можно этого избежать?».
2. Выясните, в чём именно состоит проблема.
Пример. «Проблема не в людях или сырье, а в оборудовании: оно ломается каждый день».
3. Копните глубже — выясните, почему проблема существует.
Пример. «Обслуживающий персонал не проходит должного обучения». Это позволяет определить действия для решения проблемы. Например, «Назначить ответственных за обучение или пригласить преподавателей со стороны».
Для решения проблемы можно её визуализировать с помощью логического дерева. Логическое дерево — это упрощённая схема связей, ветвящихся слева направо.
Пример. Дерево прибыли: слово «Прибыль» образует ствол дерева и разделяется на две ветви: «Продажи» и «Расходы». «Расходы» разветвляются на «Постоянные» и «Переменные» и т. д.
В конце концов, дерево будет настолько подробным, что проблемы и их источники станут очевидны. В данном примере, можно понять, что прибыль сокращается из-за роста расходов на определённые материалы.
Структурируйте рекомендации на основе результата, которого можно достичь
Вы нашли решение проблемы читателя. Теперь нужно убедить его принять меры. Формируйте рекомендации как можно убедительнее.
Давая рекомендацию, вы вносите предложение к действию, направленному на достижение желаемого результата. Группируйте действия на основе результата, которого стремитесь достичь, и опишите его так, чтобы позже понимать, был ли он достигнут.
Пример. Читатель хочет увеличить свою прибыль.
Плохо структурированные рекомендации выглядят так:
1. Изучайте показатели:
производительность завода;
удовлетворённость потребителей.
2. Чаще проводите обучение:
персонала завода;
сотрудников отдела продаж.
В такой структуре две основные проблемы: во-первых, хотя сгруппированные действия имеют внешнее сходство, они направлены на достижение разного результата; во-вторых, желаемые результаты нужно детализировать, чтобы впоследствии судить о том, были ли они достигнуты.
Таким образом, следующая структура более чёткая и убедительная:
1. Увеличение объёма продаж на 5% в следующем квартале:
изучите удовлетворённость потребителей;
чаще проводите обучение сотрудников отдела продаж.
2. Сокращение производственных издержек на 2% в следующем квартале:
изучите производительность завода;
чаще проводите обучение персонала завода.
Теперь действия сгруппированы на основе желаемых результатов. Впоследствии можно легко судить, действительно ли цели были достигнуты.
Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах документа
Каждый документ должен начинаться с краткого введения, чтобы разжечь интерес читателя и подготовить почву для решения проблемы.
Самый простой способ пробудить интерес читателя и помочь сосредоточиться на документе — представить введение в форме истории. Начните с описания ситуации (текущего состояния дел), обозначьте проблему и, наконец, предложите решение.
Пример. Ситуация — «ArgonEx рассматривает возможность инвестирования в новые шахты в Австрии». Проблема: «ArgonEx сложно выйти на новый рынок». Чтобы читатель охотно соглашался с вашими высказываниями, и ситуация, и сложность должны быть ему знакомы.
Проблема должна вызывать у читателя такие вопросы, как «Что необходимо сделать?». Основной текст документа содержит развёрнутый ответ на этот вопрос, но за первые 30 секунд чтения должно сложиться общее представление о вашем мнении.
Во введении вы озвучите основную мысль, а также самые важные аргументы:
Пример. «(Основной момент) ArgonEx могут выйти на австрийский рынок, купив существующего участника рынка, поскольку (1) разрешение на горные работы редко выдаётся иностранным компаниям, (2) местные горнодобывающие предприятия дёшево распродаются, и (3) в аналогичных ситуациях конкуренты понесли огромные потери, пытаясь действовать самостоятельно».
Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды
Чтобы вести читателя через структуру пирамиды, сперва продемонстрируйте её. Наиболее популярный метод — заголовки, указывающие уровни и группы идей. Используйте отступы, чтобы подчеркнуть уровни пирамиды, также часто добавляют десятичные числа (1, 1.1, 1.1.1). Пример:
Название документа
Здесь пишут введение и указывают главный аргумент, а также основные идеи разделов.
1. Первый раздел
Всегда представляйте какую-либо группу заголовков и ключевые моменты.
1.1. Первый подраздел
Идея данного подраздела подкреплена следующими пронумерованными абзацами.
1.1.1. Подтверждает идею первого подраздела
1.1.2. Подтверждает идею первого подраздела
1.2. Второй подраздел
2. Второй раздел
2.1. Первый подраздел
2.2. Второй подраздел
Читатели, как правило, бегло читают заголовки, поэтому не стоит вкладывать в них основную идею. Делайте их короткими, выражая суть раздела. Когда использование заголовков кажется слишком формальным, попробуйте подчеркнуть основные моменты, аргументы и пр. в тексте.
В очень коротких сообщениях (письмах) отступы — наиболее подходящий способ передать простую структуру. Пример:
Для звонка в понедельник мне потребуются следующие данные по Японии:
Объём продаж
Расходы
Тенденции рынка
Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить
Даже самая логически продуманная структура пирамиды бесполезна, если читатель не поспевает за ней. Перемещаясь между разделами и подразделами, читатель должен знать, когда происходит переход. Один из способов — в начале нового раздела указывать основные выводы предыдущего.
Пример. Если в последней главе есть обобщение «У ArgonEx слишком много запасов», следующую главу о логистике можно начать так: «Помимо слишком большого количества запасов, логистические процессы ArgonEx неэффективны». Так читатель поймёт, что вы перешли на новый суб-сегмент пирамиды.
Если глава особенно длинная и сложная, завершите её кратким изложением основных моментов, прежде чем двигаться дальше.
Если документ состоит из рекомендаций, можно завершить его простым и практически осуществимым разделом «Дальнейшие действия».
Самое главное
Тщательно структурируйте мысли, прежде чем начинать писать.
Как эффективно структурировать идеи
Помогите читателю — выстраивайте мысли в форме пирамиды;
Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением;
Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции;
Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции.
Как сформулировать полезные рекомендации
Подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев;
Структурируйте рекомендации на основе результата, которого с их помощью можно достичь.
Как выразить словами желаемую структуру
Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах;
Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды;
Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить.
