Единое окно для приема исходной информации.
В продолжение статьи.
При наличии нескольких информационных систем (ИС) в организации необходимо выделить корневую ИС. Это значимое понимание из предыдущей статьи. Запомним это.
Постараюсь наиболее детально донести суть проблем или финансовых рисков для организации. Обычно, на это мало кто обращает внимание, а ошибки сотрудников воспринимаются как обыденность. А может быть все совсем по-другому.
Термины:
Информация - единица данных, которая имеет смысл в существующей ИС.
Информационный поток - движение данных: пользователь -> ИС (база данных) -> корневая ИС (база данных) -> новая порожденная информация (данные) и т.д.
Исходная информация - информация, которая порождает дальнейшую информацию.
Какой ввод информации (данных) для нас критичен? Все сотрудники организации прямо или косвенно вносят информацию во все ИС организации. Информационные потоки как кровеносная система в организме. Выделяется из потока вводимой информации - значимая или исходная, что в результате окажет воздействие на все остальные информационные потоки. Цена ошибки при вводе такой информации значительная, т.к. от этого зависит порождаемая информация.
- тарифы, цены на услуги/товар;
- договора с контрагентами;
- формализованные формы и бланки документов;
- что-то еще, что влияет на информационные потоки.
Какие проблемы можно получить при ошибке в такой информации? Тут все очевидно, при ошибке в тарифах - организация понесет финансовые риски, если ошибочно указали меньше - меньше получили дохода, если указали больше - клиенты ушли к конкурентам, меньше получили дохода. При ошибке в договорах, действуют правовые риски. Главное понять - эти ошибки с высокой ценой.
В рамках ИС необходимо реализовать единое окно для приема исходной информации. Почему единое окно:
- это упростит ввод информации, исходная информация вся в одном месте;
- это облегчит настройку прав пользователя для ввода или пользователей;
- это облегчит проверку введенной информации (функция контроля и включения информации);
- после ввода и контроля данная информация рассылается по всем причастным ИС.
Теперь подробнее, на что стоит обратить внимание: функция ввода в единое окно позволит на раннем этапе обнаружить и исправить ошибки при вводе исходной информации. Ведь цель работы каждого сотрудника в организации это получение прибыли организацией при минимальных рисках.
Вся исходная информация в одном месте, какую выбрать ИС для работы с такой информацией? В идеале - это корневая ИС. В прошлой статье указано, что корневая ИС должна быть наиболее настраиваемой и расширяемой. Второстепенные ИС могут не обладать широтой настроек.
Настройка прав пользователя позволит назначить наиболее подготовленного сотрудника для этой работы, что минимизирует риски. А так же, данная процедура закроет возможность стороннему пользователю заполнить подобную информацию, чем можно все сломать. Минусы - сотрудник с настроенными правами отсутствует на работе, что делать? Такие ситуации надо страховать, допустим настраивать права для двух сотрудников, одновременное отсутствие их менее вероятно. Но, нельзя настраивать доступ для ВСЕХ сотрудников, иначе этот пункт работать не будет.
Проверка и контроль. Отдельная функция контроля и включения исходной информации. Важно разделять два этапа - ввод и включение. Включение должен производить сотрудник-контроллер с отдельно настроенными правами. Только после выполнения функции контроля исходная информация начинает работать в системе. Это дополнительно исключает ошибки при вводе.
Срок жизни исходной информации.
Важный момент, если обратить внимание на перечень информации - у каждого вида такой информации есть время жизни. Поэтому, при вводе данных важно указывать время жизни или с какого момента действует эта информационная сущность. Это позволит правильно обрабатывать исходную информацию. Допустим, новые тарифы, действуют по приказу директора, где в текстовке есть часть “установить новые тарифы из приложения такого-то числа такого-то месяца”. Это накладывает на исполнителей обязанность, что до такого-то числа действуют старые тарифы. Таким образом, функция единого окна ввода исходной информации должна поддерживать срок жизни информации.
Еще один момент - дискретность значимости исходной информации, обычно используется день, но я не исключаю ситуацию, когда сроки могут быть и в течение дня (дата и время). В такой ситуации тарифы могут меняться несколько раз за день. Это необходимо предусмотреть на этапе разработки функции единого окна.
Осталось последнее - рассылка исходной информации по второстепенным ИС. Важный и реализованный момент - вся исходная информация введена, проверена и включена для использования. Рассылка может происходить в обе стороны как от корневой системы второстепенным, так и через запросы от второстепенных ИС к корневой. Скорее всего потребуется доработка второстепенных ИС, но решать это придется в индивидуальном порядке. Не следует забывать про срок жизни исходной информации. Пригодится функция распечатки актуальной исходной информации, чтобы удостовериться, что все правильно.
Вот такая получилась статья, возможно сумбурно, но как смог.