Подготовка ко встрече с заказчиками и командой. Часть 4. Техническая подготовка
Эта статья — четвёртая часть серии публикаций о подготовке к сложным звонкам. Рассчитано на начинающих.
Первая часть — «Смысловая подготовка»: https://teletype.in/@gulkol/HlZSWDAmAAP
Вторая часть — «Языковая подготовка»: https://teletype.in/@gulkol/tPCaYppi9mY
Третья часть — «Психологический настрой»: https://teletype.in/@gulkol/tjeJPPYyhoL
Последнее, о чём хочется сказать — техническая подготовка.
Звонок, встреча — это когда два и более человека коммуницируют друг с другом через что-то\где-то. Соотвественно нам нужно заранее подготовить среду и собеседников.
Напишите собеседникам
- опишите план звонка, что будет вообще происходить на встрече
- если не уверены, что человек знает кто вы, что за проект — напомните контекст
- если вам нужны включенные камеры, вы планируете попросить собеседника пошарить экран — предупредите человека, чтобы он мог подготовиться
- предложив время упомяните, что можно предложить свое
- спросите подходит ли платформа для звонка
Нормально иметь шаблоны писем, если, например, вы регулярно проводите звонки с пользователями.
Техническая часть
Помимо письма нужно и самим подготовиться. Чек-лист:
- нужно выбрать платформу, на которой пройдёт звонок
- проверить, что вы можете сделать запись звука и, если нужно, видео
- проверить, что у вас стабильное для звонка интернет-соединение
- если звонок будет с включенными камерами — заранее решить что у вас с фоном и во что вы будете одеты
- если вы показываете свой экран — проверить, что отключены нотификации из мессенджеров, у вас не открыты не те вкладки и что вы точно открыли всё, что вам нужно для работы
- заранее озаботиться тем, чтобы вас ничто не отвлекало
На звонке
На звонке тоже есть пара технических моментов:
- представьтесь сами и представьте коллег
- перед тем как включать запись, спросите участников, ок ли это им и объясните зачем вам эта запись
- напомните план встречи
В конце встречи полезно подытожить: перечислить когда и что делаете дальше, чтобы дополнительно проверить, что все всех поняли верно.
После звонка
- Сохраните запись звонка — некоторые системы удаляют запись с облака спустя несколько дней после записи
- Отправьте письмо всем участникам с итогами встречи, чтобы в письме зафиксировать договоренности и/или зафиксируйте итоги встречи в документации проекта (или даже просто в личных записях; главное, чтобы было легко вернуться к содержанию звонка и договоренностям, достигнутым на встрече)
- Сохраните звонок и записи так, чтобы ваши коллеги тоже могли посмотреть этот звонок в будущем, даже если вы уже три года как уволились
Подведём итоги
По сути, чтобы встреча прошла успешно, нужно:
- заранее подумать о теме встречи, целях и итоговом результате, которого вы хотите достичь
- минимизировать технические накладки (проверить связь, ссылки и т.д.)
- минимизировать неловкости (всех обо всем предупредить)
- подготовить необходимые для звонка материалы (документы, презентации и т.д.)
- знать необходимую лексику, не важно на каком языке разговор
- настроиться поработать проактивно, дружелюбно и с прицелом на всеобщую пользу
Первые звонки полезно тщательно планировать просто для того, чтобы привыкнуть к процедуре подготовки и уже на автопилоте проверять большую часть списка.
У вас может быть своя процедура, свой процесс. Главное — сделать коммуникацию продуктивной, уверенной и полезной. Это самое главное.