ALPEN, или контроль времени

В чём суть метода?

Техника тайм-менеджмента ALPEN — сочетание "блочного" планирования с матрицей Эйзенхауэра (будет отдельная статья про неё). Цель метода — повысить свою продуктивность через контроль затраченного времени на выполнение той или иной задачи

Метод состоит из пяти последовательных элементов:

• A (Aufgaben) — cоставление списка дел
• L  (Länge schätzen) — оценка времени на выполнение
• P (Pufferzeiten einplanen) — планирование буферного времени
• E (Entscheidungen treffen) — приоритизация задач
• N (Nachkontrolle) — подведение итогов

Как использовать?

1. Выписать абсолютно все дела, которые вы хотите выполнить за сегодня. Без приоритезации, просто списком.
2. Рядом с каждой задачей проставить кол-во минут/часов, которые уйдут на “закрытие”. Важно быть максимально реалистичным в расчётах.
3. Проставить буферное время между задачами. Нужно для переключения мозга, отдыха или на случай форс-мажора с делами. Зайверт считает, что буферное время должно доходить до 40% всего рабочего периода. Иными словами: если вы составляете план на 8-часовой день, то рассчитывать следует на пять часов + буферное время.
4. Приоритезировать список задач, ибо всё сделать вы не успеете. Для выбора важного можно использовать метод ABCD(E), о котором я писала в первой статье.
5. Подвести итоги дня: что удалось, корректно ли рассчитано время на выполнение задач, достаточно ли буферного времени, успеваю ли я отдыхать, удаётся ли соблюсти приоритезацию и укладываться в дедлайны и т.д. Новый день следует планировать с учётом выводов.

Как применить в жизни?

Можно всё делать в обычном блокноте или можно в экселе, а потом переносить в в календарь. Можно сразу вести в Trello.

• Первым шагом выписываем все дела от мала до велика.
• Следом оцениваем время на каждую задачу. В той же Trello есть поля ETA (estimate start & end; предположительное время старта и окончания).
• Затем добавляем буферное время — у меня лично это обычно 15-30 мин. в зависимости от плотности графика.

После того, как все задачи выписаны и рядом с ними проставлено время, становится очевидно, что так не пойдёт — просто невозможно выполнить всё! Поэтому либо выкидываем, либо переносим, либо откладываем в долгий ящик задачи исходя из приоритезации: что-то берём в работу на сегодня как действительно важное, что-то делегируем и т.д.

Вариант расстановки “меток” в Trello может выглядеть так:

• to-do today + A (высший приоритет)
• to-do today + B (важно, но некритично)
• делегировать
• перенести

Всё, что выпадает, складывайте в корзину или в ящик “когда-нибудь/никогда”.

Сделала вариант планирования по системе ALPEN в excel — там три пошаговых вкладки, последнюю уже можно вносить в календарь: https://clck.ru/33e3p9

Выводы и полезные ссылки

Приоритезация задач + блочная система + адекватное восприятие затраченного времени = это то, как я планирую свой график. Оказалось, для меня прям оптимален такой подход.

Сам Зайверт уверяет, что его метод снижает уровень стресса, повышает мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создаёт «ощущение успеха».

Набор ссылок:

• Техника описана в книге Зайверта Mehr Zeit für das Wesentliche («Больше времени для главного»). На Amazon есть много его книг, особенно на немецком, я искала на англ. яз. и нашла, например, такую: «Как упростить жизнь: семь практичных шагов»
• В России книга выходила под названием «Ваше время в ваших руках»: ссылка на Ozon
• Ещё у Зайверта есть упражнение "пяти пальцев" — так называемая мнемотехника ежедневного контроля (и заодно инструмент самоанализа): можно почитать тут
• Вариант применения техники ALPEN в Trello: блог компании
• Пошаговая инструкция планирования от меня (excel): https://clck.ru/33e3p9

P. s. 1. Предыдущие статьи рубрики "Продуктивность и прокрастинация":

Метод ABCD(E), или едим лягушек

Agile Result, или дорога к целям

P. s. 2. Мой Tg-канал: https://t.me/smutnoevremia