Организующая схема компании

Для владельцев производственных компаний эта статья будет особенно полезна.

Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой.

Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы Рона Хаббарда и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса».

Организующая схема это основной элемент технологии управления Hubbard Management System.

Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения. По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.

Ведь в любой компании основные функции схожи – кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек - расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны.

ИЗ КАКИХ 7 ОТДЕЛЕНИЙ СОСТОИТ ТИПОВАЯ ОРГСХЕМА?

1. Административное отделение

Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице.

ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.

2. Отделение построения

Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.

ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

3. Отделение распространения

Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.

ЦКП: Доход компании больше, чем расход.

4. Финансовое отделение

Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.

ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

5. Техническое отделение

Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством.

ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.

6. Отделение квалификации

Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.

ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.

7. Отделение по работе с общественностью

Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару (PR).

ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.

Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.

КАК РАЗРАБОТАТЬ ОРГАНИЗУЮЩУЮ СХЕМУ ДЛЯ СВОЕЙ КОМПАНИИ?

Обычно работа с оргсхемой строится так.

Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.

Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».

В итоге, после обсуждения появляется ОНА – Организующая схема компании. Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.

В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.

Поэтому я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения.

Написать должности сотрудников во всех подразделениях.

Благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно. Имея теперь еще и оргструктуру можно написать должностные инструкции.

Совместное использование всех этих 3 инструментов позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов.

Как правильно написать должностные инструкции, можете прочитать в этой статье.

Если Вы хотите внедрить в своей компании организующую схему и навести порядок в управлении, то можете обратиться ко мне за помощью – просто напишите свой вопрос на электронную почту [email protected] . Я обязательно Вам отвечу.

С уважением,

Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление»