Улучшение офисной работы за счет системы 5S

Я всегда сразу же делаю себе серию разных улучшений рабочего места. Какие-то можно сделать в первый час работы, на какие-то уйдет много времени.
Давайте же посмотрим как взять и прокачать офисное рабочее место и собственные методы работы.

1. Прокачка офисного пространства

1.1. Устранить жару и духоту

Кондиционер, окно, или перемещение в другой кабинет. Это сильно повысит производительность

1.2. Освещение

Плохая освещенность очень плохо сказывается на работе, а дополнительные светодиодные светильники почти не тратят энергию.

1.3. Турник

От напряженной работы головой очень устаешь, и голова как-то должна остывать. Если уж отдыхать всё равно надо, то почему бы не предоставить и такую альтернативу? Этим вы вовсе не повысите количество безделья в офисе. Оно просто перераспределится с соцсетей на турник, а сотрудники почувствуют заботу о себе, а кроме того занятия физкультурой повышают интеллект и настроение.

У меня около компа есть турник и я пользуюсь им регулярно.

Чего делать не надо

1.4. Офис открытого типа, без стен

Откуда-то пошло заблуждение, что "сломать барьеры между отделами" означает буквально сломать стены между кабинетами и поселить 100 человек в одном офисе. Якобы, они начнут эффективно между собой общаться, делиться информацией.

Нет, галдеж будет стоять такой, что эффективность работы снизится на 66%, в Википедии ссылка на исследование. Также, исследования показали, что сотрудники, наоборот, еще больше уйдут в общение через мессенджеры.

"Сломали стены между отделами" на Тойоте при разработке модели Prius. Там менеджер проекта посадил в одной комнате всех сотрудников, которые участвовали в разработке нового автомобиля. Он не объединил в одной большой комнате все эти отделы. Он выдернул несколько людей из этих отделов и посадил в отдельной комнате.

Подробнее: Разработка и пуск производства Toyota Prius из книги "Дао Toyota 14 принципов"

Да, повышение обмена информацией между отделами - задача очень нужная, НО НЕ МЕТОДОМ СНОСА СТЕН! Онлайн-планировщик! Облачное хранение данных! Чаты! Совещания!

2. Прокачка рабочего места по системе 5S

2.1. Работа стоя

Устаю от сидения, поэтому купил себе стол, который поднимается и опускается по кнопке.

Стоячее рабочее место не для постоянного использования, его нужно чередовать с работой сидя. Полезно для здоровья и позволяет не раскисать.

Есть стендфит для работы за ноутбуком. В нем можно работать стоя, но немного под наклоном для расслабления, а также есть возможность раскачивания. Называется "Стоя", можно купить здесь. Я заказал себе одну. Тут подробнее: Обзор на стендфит "Стоя". Похвала и критика

Я видел главного технолога с таким огромным и беспорядочным слоем бумаги на столе, что он не мог найти в нем документы, которые сам же туда и положил. И просил распечатать их заново.

Сам у себя я всегда делаю 5S, вот один из моих:

Желтый полосатик можно не делать. Мне просто самому очень хотелось.

У этого есть свои преимущества:

минимизация потерь времени на бесполезные действия;
настраивание на более дисциплинированный лад;
формирование духа к совершенствованию процессов (бытие определяет сознание);
сведение к минимуму «эффекта разбитого окна»;
мотивация производственного персонала к 5S. Чтобы они видели, что у офисных тоже порядок;
маркетинг, приличие. Это когда не стыдно показать партнерам и клиентам красивый офис, а не позориться с бардаком.

2.2. Система 5S по шагам:

1. Сортировка (избавиться от хлама)

Разделить предметы на 3 категории:

Используемые часто;
Используемые редко / или с неопределенным статусом;
Ненужные.

Ненужную документацию в макулатуру;
Лишние канцтовары сдать в место хранения общих канцтоваров (отдельная тумбочка или шкаф), чтобы меньше закупать;
Каталоги, архивные данные, переместить в общие шкафы;
Всё ненужное распределить рационально: передать туда, где это нужно, переместить в место общего доступа, сдать на склад;
Неиспользуемые личные вещи забрать домой. Сувениры можно оставить;
Выбросите все совершенно ненужные вещи.

2. Рацрасположение

Легко найти!
Легко использовать!
Легко вернуть на место!

Руководствуйтесь эргономичностью: располагайте вещи с той стороны, которой рукой вы их берете;

Располагайте предметы в зависимости от частоты использования;
Очень редко-используемые предметы можно перенести в зону общего пользования (шкаф, стеллаж);
Пересмотрите свои привычки.

Лайфхаков в этом вашем интернете на эту тему миллион. Гуглящий да найдет.

3. Систематическая уборка

Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.

Проводите чистку системы специализированными программами, иначе медленно и незаметно ПК будет заполняться лишними записями в реестре, отчетами об ошибках, кусками некорректно удаленных программ, и прочим, что может заполнить значительную часть жесткого диска.

Чистка клавиатуры с помощью салфеток это долго. Мой метод: разобрать клавиатуру, поместить верхнюю часть под струю воды из под крана, почистить щеткой с мылом, стряхнуть воду, дать немного просохнуть и собрать клавиатуру. Чистота – идеальная, а также вы избавляетесь от всего, что накопилось внутри.

Внутри вашего системного блока может быть обнаружено очень много пыли, а это ведет к перегреву из-за замедления вращения вентиляторов, «эффекта одеяла», задерживающего тепло элементов, покрытых пылью. С этой проблемой лучше справляться с помощью пылесоса.

4. Стандартизация

Зачем мне всё обозначать, если я и так знаю свое рабочее место?

на случай отпуска или болезни вас кто-то должен замещать. Он должен найти любой документ или предмет;
рабочее место очень быстро ухудшается, если его не стандартизировать.

Сделайте инструкцию в картинках к каждой технике, про которую надо что-то кому-то объяснять. Именно сделайте, а не отксерокопируйте заводскую инструкцию. На лотках подпишите, какой стороной класть черновики листов А4 (на разных принтерах по-разному).

Также, подпишите ящики тумбочек, места хранения предметов. Особенно тщательно нужно подписать все общие места - шкафы с документами, места хранения канцелярских принадлежностей, места общих чайных принадлежностей.

Выполните стандартизацию таким образом, чтобы:

Минимизировать необходимость обучения новичков;
Выполнять аудит на выполнение этих стандартов.

У каждого рабочего места (хотя бы только около общих мест) делают стандарт в виде фотографии: как всё должно быть.

На личных столах можно подписи и разметку не делать. Это фанатизм, конечно. А вот в общих зонах надо.

5. Совершенствование

5S никогда не может быть признан «завершенным», т.к. процесс совершенствования должен быть непрерывным.
Полюбите процесс оптимизации, постарайтесь искать возможности с азартом и вдохновением.
Оказавшись у чужого рабочего места – осмотрите, что полезного вы можете использовать. Понаблюдайте за работой.

А есть крутые чуваки, которым не надо мешать быть крутыми!

Пусть сидят в своем креативе, ничем вы им или фирме не поможете, если отберете с их стола сувениры и подпишете каждую ручку. Ваши действия только испортят настрой. Если у них ничего не продалбывается, то всё ок. Вдохновите их своим примером и примером других сотрудников, и, возможно, они сами захотят что-то улучшить или обратятся к вам.

Только не думайте, что крутой - это вы, и можете выстраивать вокруг себя целые баррикады, завалить всё бумагами, чтобы показать работу, лишь бы к вам не подобрались.

2.3. Альтернативный подход к системе 5S

Есть еще довольно много людей, которые считают, что систему 5S нужно внедрять начиная с шага 4, потом 1, 2, 3, потом 5. Логика тут в том, что мы сначала разрабатываем стандарт идеального рабочего места (один на всех или каждому отдельно), а после этого приводим рабочее место в соответствие этому стандарту. Получается у всех всё стандартно, получается казарма. Аргумент их в том, что если человек сам будет определять как ему сделать 5S, то он просто сфотографирует свое рабочее место как оно есть сейчас и объявит, что оно должно быть таким. Поэтому мы ему делаем стандарт и заставляем ему следовать.

Я эту идею категорически не поддерживаю, считаю ни для чего не полезной, и порождающей тонны недовольства. Я за более творческий, текучий 5S. Такая жесткая механистическая система тут не заработает. Тут человека вдохновить нужно.

Если кто-то просто сфоткает свой стол, как он был, значит с ним нужно разговаривать.

2.4. Чего делать не надо
Подробнейшим образом разобрано здесь: Плохой 5S. Как не надо делать 5S

Ни в коем случае не кладите клавиатуру на выдвижную панель для клавиатур! Эту панель придумал враг человечества. Это архи-неудобно и долго. Эту панель лучше или снять или класть на нее канцелярские принадлежности.

Подписываемся:

3. Прокачка компьютера

3.1. Два монитора

Два монитора в работе инженера или программиста - это очень удобно. На одном открыт справочник, а на другом чертежная программа. Не нужно переключаться между окнами, что погружает ваше сознание в состояние потока. Повышает производительность труда на 35%, так еще и чувствуешь себя хакером.

Размер зерна монитора, его высота, наклон - всё должно быть одинаково. В противном случае вы будете терять энергию на перестройку хрусталика глаза, который должен адаптироваться к новому формату.

3.2. Пятикнопочная мышь

Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку – не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.

Также очень удобно пользоваться на мыши кнопкой "Свернуть окно".

3.3. Клавиатура

Очень неудобно выполнен дизайн клавиатур для программистов. Всё было бы ничего, если бы такие раскладки не были бы так распространены. Они продаются везде и кругом. Так вот, покупать их не надо.

Проклятые новаторы дотянулись до клавиатуры и поместили эту кнопку туда, где ее быть не должно.

Здесь должен быть Enter! Потому что его нужно нажимать мизинцем! Получив такую клавиатуру, я иду ее менять.

Эти несовершенные промышленные дизайнеры не знают, куда деть эту злосчастную кнопку! Она может оказаться и здесь!

Это сильно затрудняет набор текста слепым 10-пальцевым методом! Гораздо лучше было бы разместить ее вместо двойного Backspace или вместо второго этажа Enter.

Также она может оказаться и здесь. И тут ей тоже не место, т.к. это делает невозможной комбинацию клавиш Ctrl + Insert, Shift + Insert (аналог Ctrl + C, Ctrl + V, который видится мне намного удобнее).

Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.

Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры – не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB.

3.4. USB-удлинитель

Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех. Если ваш системник настолько древний, то просто купите удлинитель, чтобы вставлять флешку удобно, а не залезая под стол.

3.5. Жесткий диск SSD

Поставил операционную систему на жесткий диск SSD. Включение, выключение, и оперативная работа компьютера ощутимо ускорились, т.к. скорость обмена данными у SSD выше.

4. Прокачка программного обеспечения

4.1. Punto Switcher

Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, предназначена программа Punto Switcher, автоматизирующая это.

Я сразу же отключаю у нее автоматическое переключение раскладки, и каждый раз переключаю его комбинацией клавиш, а программа только страхует. Например, когда вы уже написали половину слова не на том языке, то не удаляете его, чтобы написать заново, а просто нажимаете клавишу Pause и слово меняет свою раскладку.
Потому что в автоматическом режиме при наборе паролей или аббревиатур происходят ложные срабатывания.

4.2. NumLock Calculator

Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, предназначена программа NumLock Calculator. Это программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом – вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.

Кнопка, на которую нажимать, обведена.

4.3. Записки Windows

Постоянно использую. Очень удобно.

Есть какой-то текст, который постоянно нужно копировать, и куда-то вставлять. Его удобно держать в записках, а не в каких-то там блокнотах, которые надо открывать.

4.4. Скриншотер

Я постоянно что-то скриню, и эта программа хороша тем, что можно сразу же выделить какой-то фрагмент экрана, чтобы потом не подрезать. И эти куски не надо никуда сохранять, они сами валятся в нужную папку. Очень ускоряет.

4.5. Двухстрочный пуск и отсутствие группировки свернутых окон

Двухстрочный пуск мне очень нравится тем, что всегда виден день недели! Потрясающе!

Отсутствие группировки свернутых окон тоже ускоряет работу. Сокращает ненужные клики мышкой.

4.6. Минимализм. Избавиться от ненужного

Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весомой.

4.6.1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться – это лишние файлы.

Часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?
Что с этим делать: Бюрократия и методы борьбы с ней

4.6.2. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту.

Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо – внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту – очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.

4.6.3. Уберите хлам из автозагрузки, из трея. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.

4.6.4. Разберитесь на рабочем столе компьютера. Если он на 90% занят ярлыками и файлами - что-то не в порядке.

4.7. При частом обращении к папкам – ярлыки на папки разместить на рабочем столе, поменять у них значок на заметный

4.8. Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.

То, что сразу же прокликиваете на своем рабочем столе когда утром включаете комп.

4.9. Облачное хранение данных

Создайте хранилище файлов в облаке, вырвав файлы с компьютеров сотрудников, и перенеся их в эту базу. Пусть все живут в этой базе - актуализируют в ней файлы, которыми пользуются все остальные, ничего не утаивая для себя, передав всё в коллективное пользование (за исключением ряда секретных папок). Это сильно повысит удобство в работе, защиту от непреднамеренных ошибок, и всеобщую информированность. Вот оно - истинное разрушение барьеров между отделами! Гораздо лучше, чем когда каждый сидит в своих личных файлах, пользуется своими собственными шаблонами, когда у людей разные версии одного и того же документа.

Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту. Главное – отлаженная дисциплина. Единая система именования файлов. Все должны работать в системе по ее правилам.

А облачные файлы плохи тремя вещами - скоростью работы, недоступностью при аварии сети и возможной утечкой к конкурентам.

Чтобы минимизировать риски, лучше в общем доступе размещать только файлы, над которыми действительно совместно работают. Должны они быть на местном файлохранилище, но синхронизироваться с облаком для возможного удаленного доступа из дома или из любой точки земного шара. Ваш системный администратор сможет это сделать.

4.10. Облачный планировщик

Выберите тот, что вам по вкусу. Они нужны, чтобы каждый сотрудник видел единый план задач.

4.11. Обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут

Чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс

5. Прокачка сотрудника

Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу.

Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.

5.1. Научиться пользоваться горячими клавишами

Это просто надо загуглить и выучить, натренироваться. Не всё за раз. Не спеша, по одной комбинации в день. Если пользоваться только мышью - ваша работа сильно замедлится.

Распечатайте листочек с горячими клавишами и подвесьте перед собой.

5.2. Изучить слепой 10-пальцевый набор текста

Эта штука под сомнением. Я научился, но лучше бы не учился. Опечаток стало больше. Кому-то поможет, но мне не помогло.

5.3. Использовать строительные шумопоглощающие наушники

Я часто их использую чтобы не отвлекаться.

Вывод:

После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось – оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции – у ваших сотрудников идеи будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное – не сдаваться в самом начале, неизбежно встретившись с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.

Бомбовская статья! Репост!

Еще на тему:

Плохой 5S. Как не надо делать 5S

Система 5S в производстве на местах с непредсказуемой работой

Перегруз обменом информации и работа в электронной почте