Запах напалма по утрам

Если работа — это процесс, то и накопление усталости — это процесс. Надо его грамотно обрабатывать. На каждый рискованный момент должны быть рецепты, практики и инструкции. Их у меня есть.

Вы же, в конце концов, строите механизм. Который включает в себя и процессы, и людей. То, что люди устают — это ожидаемо (они же пашут). То, что люди могут притомиться(ц) сверх меры, тоже ситуация предсказуемая, хотя и нежелательная. Логично предположить, что лучше «не доламывать», и принять какие-то комплексные системные меры, чтобы такой фигни не происходило на долгосрочном периоде. Или, как минимум, научиться ситуацию обрабатывать.

В чем риски, обычно всем плюс-минус понятно. Был сотрудник, были планы и надежды, затем у сотрудника опускаются (и не поднимаются) руки, взгляд потухший, хвост обвисший, и в глазах читается «вертел я всё это на высокой колокольне». Боевая единица потеряна, надо восстанавливать батареечку, вносить коррективы в планы.

В чем риски менее очевидные: горят и подгорают все. Даже самые огнеупорные сотрудники. Просто у них включается энергосберегающий режим, и рабочие процессы становятся минимально необходимыми. Это — достаточно легко проморгать, особенно если у вас там вся команда фигачила как звери, и напоминает видом пожарный расчёт после смены. Физику не обманешь, нужна перезарядка.

Иначе у вас даже самые устойчивые проснутся утром, спросят себя, спросят «а на кой-ляд оно мне всё надо?», и не найдут в себе убедительного ответа. Зарплата, дети и ипотека — так себе мотиватор.

Balance

Отдых придумали не зря. Первый и самый очевидный ответ — work-life balance.
Только мало кто за ним нормально следит, особенно в айтишечке и в бизнесе.

Количественно — у сотрудника, работника и коллеги должно быть гарантированное время, когда рабочие вопросы его не трогают. Совсем. Можно выключить мессенджеры, не проверять почту. И нет, это не 6 часов сна, и не отпуск. Это ежедневный вопрос, который, по хорошему, нужно проверять.

Самые частые ошибки и проблемы здесь:

• хреновое планирование и ненужные авралы. Слишком плотно задачи лежат, надо разделять, возможно заново оценивать. Да, у вас поползут сроки, но это лучше, чем от вас поползут люди.
• переоценка задач. Сотрудник (например) совмещает прикладные, менеджерские, исследовательские, административные задачи, обычно они в график влезали, а счас скопом навалилось. Приоритеты.
• «маниакальная фаза», в легкой форме. Человек давно хотел запилить вундервафлю, и тратит дополнительное время на поиски идеальности (в его понимании), чтобы запилить там сикстинскую капеллу, и все офигели. Все конечно офигеют, но сначала офигеет он сам. Постараться поймать за хвост, оценить и вписать в план
• неявные ожидания. Человек вдруг посчитал, что сейчас мы порвём жопу и всё успеем, и это правильно и круто. И за это похвалят, и медаль дадут. Иногда работает; но любые ожидания должны быть поддержаны. Чтобы не получился «аврал вникуда».
• работа без плана, «поиск в материале». Если цель или задача хреново прописана, дополнительное время на «поиск правильного» хода решения может сожрать сильно больше, чем сама работа; в результате ночные бдения, красные глаза итп. Выносить исследование отдельно.

Даже если сотрудник говорит «я вот там брал выходной, я закрою его в субботу» (или что-то аналогичное), то нет, аппрув на такую штуку от меня возможен только при выполнении двух условий
— четкий фронт работ «что я собираюсь сделать в это время и зачем»
— конкретный измеримый результат на выходе, в виде артефактов работы: документы, код, решения, материалы

Решает сразу несколько вопросов. Как общий «нафига», так и ответственность за результат — вот ты потратил выходной день, других донагрузишь, и если ты просто собираешься 8 часов сидеть пиксели причесывать, то пожалуйста, не надо заниматься такой херней в неуставное время, меньше будет всем проблем.

Связь и мессенджеры

Время, в которое человек решает рабочие вопросы в мессенджере — это тоже рабочее время. Которое человек отрывает от семьи, хобби, отдыха, здорового сна, путешествий, бытовых вопросов, игры в танки, джаза в баре, трогания травы и прочего дышания воздухом. Плюс время на «въезжание» и переключение контекстов.

Вне рабочего времени ответ в мессенджерах не гарантируется, никому и ни от кого. Советую прямо прописать это в документах и процессах. Если Вася не почесался решить свои вопросы днём на неделе, то это не дает ему ни малейшего права приходить к Пете в субботу «я только спросить». Даже если припекло гендиру.

Исключение составляют только неотложные авралы, инциденты и эскалации, которых а) не должно быть и б) которые должны быть обвешаны регламентом, как, зачем, когда и почему такое имеет право произойти.

А некоторым надо вообще запрещать участвовать в коммуникациях в выходные и отпуска.

Если этого не делать, у людей переключения (из) рабочего контекста не произойдет вообще никогда.

Системное

Качественно — нужно убедиться, что у вас ни у кого не проседает производительность, по причине общей горелости; и научиться в процессах это делать (измерять и править) постоянно, на дистанции, с какими-то мерами.

К сожалению, HR несмотря на название, делать это либо не будут, либо просто не умеют. Даже HR BP/PP. Кроме совсем клинических и острых случаев. Значит, делать это должен линейный руководитель, либо (выше) S-level и C-level иногда. Это не сложно, это не стыдно; это профилактика, которая проще и дешевле ремонта. Пускай лучше с вопросом будут разбираться два (3, 4) человека, чем никто, и все забили.

Самые частые грабли в качественном смысле

• режим аврала и подвига как явление. «Дух стартапа» это прикольно, но постояный аврал — признак хренового планирования и не более того. У любого аврала и подвига должно быть обоснование и, иногда, фамилия того, из-за чьего проеба остальные теперь идут на подвиг. Когда случится что-то действительно нештатное, у вас + у команды уже не останется сил.
• хреновый пул задач, по сегментированию. Вася лучше и быстрее всех разгребает дерьмо лопатой; если вдруг дерьма стало больше, Васю напрягут первым. Еще хуже, когда вот именно это дерьмо умеет разгребать только Вася. Когда Вася скажет «да я в рот вертел полгода этим заниматься», у вас будет горелый Вася и незакрытый фронт работы.
• перекос в ответственности. Постоянный моральный прессинг и страх ошибки портят жизнь сильно больше обычного, это надо брать в расчёт
• личное общение, 1-to-1, которое не затрагивает вопросы комфорта сотрудника. Я склонен считать, что сотруднику в ходе работы должно быть комфортно и зашибись. Тогда он будет работать долго, качественно, с пользой. Эту позицию разделяют не все, некоторые думают, что если работника не напрягать, работник ленится (что делает мне грустно, но пальцем показывать не буду).
• перекладывание ответственности. Например, отдел планирования / аналитики / маркетинга продолбался, сорвал сроки, и теперь пытается свалить аврал и проеб на технарей / подрядчиков / операции. Нет, так дело не пойдет. У любого аврала должно быть обоснование, железно документированное. Девять женщин рожают ребенка за 1 месяц обычно не шедеврально.
• условия работы. Парадоксально, но факт: бигтехи готовы тратить по полгода на поиск сотрудника, но совершенно не умеют удерживать имеющихся. В результате выясняется, что Вася пашет год с зарплатой ниже рынка, с хреновыми задачами и коммуникацией, с отсутствием несложных плюшек (которыми заманивают новых сотрудников) и с квадратной головой от этого дурдома, а когда ему делают соседи просто оффер по рынку — разумеется идёт туда, потому что вертел он работать в компании, которая его и не ценит, и даже пообщаться не готова. И контр-оффер уже не поможет на этом этапе.
• график отпусков. Отпуск и его даты, вообще говоря, не привилегия, а обязанность работодателя. Включая контракторов, если это конкретные люди (т.е любой вариант сотрудничества не по трудовому договору с физиком). Если человек не может пойти спокойно без вас пожить 1-2 недели, то с большой вероятностью он пошлёт вас нахрен, и все равно пойдет пожить спокойно 1-2 недели, потому что жизнь у человека обычно одна.

Менеджмент, и топ-менеджмент всё вышеизложенное тоже касается.

К «подвигам» вообще советую относиться настороженно, вот еще по какой причине.

Режим «навалились, сделали» вместо равномерной нагрузки формирует привычку именно так и работать. В сочетании со срывами графика (ночи, энергетики, выходные) — короткий и убедительный путь в расстройство маниакально-депрессивных качелей.

Ну да, психоз в легкой форме. Когда в маниакальной фазе человека «прёт», он чувствует что от него счас всё зависит, он ценный и нужный, всех спасает — а затем наступает откат, начинается депрессивный затуп, шарики не радуют, голодание по нейромедиаторам.

Психика у людей разная бывает. Кто без опыта — залезть в это легко, соскочить трудно. А если кофеином и недосыпом расшатать те качели, что элементарно, то может далее потребоваться уже врачебное вмешательство. Увы, нисколечки не шучу, лично наблюдал всю историю более пяти раз.

Со стороны процессов

То, что люди могут иногда потерять производительность труда (подгорание, депрессия, личные причины) и выпасть из процессов (отпуск, болезнь) — это отличная проверка ваших процессов на прочность и предсказуемость. Потому что описанное случается, и случаться будет всегда.

Заодно проверите bus factor. Если у вас человек не может оторваться от рабочих мессенджеров, то это проблема и его, и работы; вам такое срастание выйдет боком. Незаменимость — это тоже очевидные риски. Выгоревший незаменимый сотрудник — это совсем патовая ситуация. Даже хуже, чем пресловутый bus.

Менеджмент и топ-менеджмент тоже могут гореть, тоже должны мочь и уметь отдыхать, а всё остальное должно уметь не развалиться в их отсутствие. Если гендир не может уехать на неделю на Бали (или куда там счас модно), то это не бизнес, это самозанятость. А значит, хреново выстроены механизмы. Но даже это — не повод фигачить сутками.

Если у вас в рабочей схеме появляется «человек, на котором всё держится» (или «держалось»), то это повод заранее пойти и выяснить, а что же именно держалось, где оно описано и как оценено. Когда швабра держит потолок, проблема не в швабре; проблема в ее отсутствии. Лучше начать с понимания.

Даже сдельный формат работы предполагает, что у человека есть ожидания по компенсации, при нормальном рабочем процессе и нагрузке. Если ожидания не выполняются, человек пошлет вас нахрен, и будет прав; вне зависимости от ваших бизнесовых фантазий, он тратит на вас конкретное время своей жизни, свое внимание, свои навыки и умения. Хотите профита — выстраивайте процессы, где человеку будет комфортно работать (а вам — получать результаты его труда).

Даже удивительно, что приходится об этом писать. Но сколько у нас фантазёров на рынке, вы не представляете.

Stress management

Совсем хорошо, если всякие штуки про рабочий напряг (и бытовой стресс в целом) коллеги и работники могут отслеживать самостоятельно. И еще и говорить об этом вовремя ртом или текстом. Но это, как вы догадываетесь — утопия. Звучит неплохо, но рассчитывать на это нельзя. Ситуации разные бывают.

Еще и люди разные. Кому-то вполне комфортно закапываться по локоть в инженерию, но как созвоны, говорильня и планы — так хоть увольняйся. Другому если не обсудить и не проговорить, то сроки «раскуривания и разруливания» растут в разы. Третий будет втаскивать что угодно как тот бронепоезд, но критично чтобы на выходных время было занято стрельбой по людям в онлайн-игрушке или на полигоне.

Переучивать всех и каждого нет смысла и очень муторно. Вам нужно из этого угловатого паззла собрать общую конструкцию целиком. Лишь бы тот двигатель внутреннего сгорания (ц) не сгорел в пепелище, в каждом конкретном случае. А тут подход нужен.

Операции по стресс-менеджменту неплохо включить в план тоже; в ретро, в анализ возможностей команды, в прочую «системную самопроверку».

Alert mode

Короткий чек-лист, на случай если уже что-то пошло не так, у вас горелый боец

• проверяем, что у него с отпусками и отгулами. Если есть перекос, и есть не отгулянное — отправляется ближайшим рейсом, выключает связь
• обязательный 1-1, понять, что у человека происходит в жизни и его голове (раз), и какие у него ожидания (два)
• смотрим, что у человека с рабочими задачами, их статус, и на кого мы можем их снять. Снимать все равно придется. Иногда целесообразно вместо «доделок» выдать человеку задачу «задокументировать дальнейшие шаги» с подводными камнями. Тут вам и декомп, и дока, и передача опыта; риски снизите, заодно смена деятельности
• проверяем, что у человека с производительностью (по больнице) и с зарплатой-компенсацией (по рынку). Если в нормальное время производительность вас устраивает (устраивала бы), то з/п тянуть до рынка сразу и без вариантов. Либо вы человека потеряете
• если ситуация позволяет, лучше ограничить обязательные рабочие коммуникации человеку до минимально необходимых. Чат команды, чат подразделения, корпновости. Остальное по желанию; есть другие люди, они разрулят, не надо изображать из себя затычку-пожарника, тем более в нерабочее время
• туда же: никаких обсуждений рабочих вопросов в личках. Вообще никаких. Любой вопрос хотя бы отдаленно касается работы — в групповой чат. Прямо так, прямым запретом руководителя.
• проверяем, лучше изнутри, не было ли каких-то конфликтов, тёрок, недопониманий, которые вы могли проморгать. Человек считает что работает с пидорасами, а пидорасы-то и не в курсе. Если это так, надо это понять и подсветить. Пускай хоть морды друг другу бьют, хоть развеются.
• понимает ли человек, что у его работы есть практический смысл, и в чем он заключается. Кому в итоге хорошо, от тех штук, которые он делает. И нет, цель «работы на работе» не только в увеличении прибылей у владельца, ищите другие смыслы
• знает ли человек, где у него сильные-слабые места, какой у него профиль работы обычно, куда ему расти, что тянуть? Что для этого нужно? Какая-то перспектива себя относительно работы — ? Если не в этом бизнесе, а вообще по рынку, что сейчас для специалиста его профиля важно? Почему?
• если у человека вырисовывается незаменимость и bus factor, думайте, как вы будете это решать. Всегда можно одного заменить двумя (тремя, итд)
• нет ли проблемных внешних факторов? Семейное, личное, бытовое, административное? Как можно человеку упростить жизнь? Многие «ааа проблема!» запросто решаются сдвигом графика и 3-4 отгулами в нужные дни
• что у человека с рабочим графиком за последний месяц? были ли переработки, затыкания дыр, авралы? Можем ли убрать?

Цель вот этих телодвижений: решить задачу «как мы вот сейчас этому конкретному человеку можем накопленную усталость снизить, или помочь снизить».

Для этого надо батареечку пополнять лучше, тратить на вопросы меньше, а ненужные потери найти и сократить. И желательно, чтобы эффект проявился сравнительно быстро, стабилизировать ситуацию.

Но это прям вопрос отдельных статей.

Hope that helps.